Prozessoptimierung:
Medienproduktion

Case-Study · Nationale Supermarktkette

Unser Kunde betreibt 215 große Supermärkte und beschäftigt 60 Angestellte in der Medienproduktion. Das Fehlen eines definierten Arbeitsprozesses von der Konzeption bis zur Umsetzung führte dazu, dass innerbetrieblich auf vielen unterschiedlichen Wegen miteinander kommuniziert wurde sowie die Daten für die Kreation nicht einheitlich behandelt wurden. Das Unternehmen verließ sich deshalb komplett auf externe Medienagenturen. Ebenso fehlte ein funktionierendes Qualitätsmanagement. Dadurch kam es immer wieder zur falschen Verwendung von Daten und zu Urheberrechtsverletzungen. Deshalb kam das Unternehmen auf Media Impression zu, um ein umfassendes Prozessmanagement-System (PGB) bereitzustellen.

Wir veränderten die Arbeitsabläufe und implementierten passende Systeme und Anwendungen. Wichtig war, ein zentrales Kontrollzentrum zu installieren, um die Produktionsprozesse zu verfolgen, zu prüfen und gegebenenfalls anpassen zu können. Durch die Bereitstellung eines alle Arbeitsschritte umfassenden Prozessmanagements, konnten beträchtliche Einsparungen erreicht werden. Die Vorplanung von Kampagnen konnte schneller umgesetzt werden und die Fehleranfälligkeit erheblich minimiert werden. Die klare Definition von Prozessen führte auch dazu, dass die Abhängigkeit von einzelnen Agenturen nicht mehr bestand. Stattdessen hatte das Unternehmen nun die Möglichkeit, durch das Datenaustausch-Portal auch kurzfristig einen Auftrag an eine ausgewählte Agentur zu vergeben.

Analyse

Media Impression verschaffte sich einen detaillierten Überblick der Arbeitsabläufe und Unternehmenssituation.

Dabei fiel auf, dass vordefinierte Arbeitsabläufe nicht vorhanden waren. Dies beeinträchtigte nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch den kompletten Medienproduktionsprozess. Dies galt es für uns zu ändern.

Ausführung

Wir implementierten ein umfassendes Prozessmanagement-System und schulten die betreffenden Mitarbeiter individuell. Dadurch konnten alle Vorgänge in der Medienproduktion zentralisiert erfasst und kontrolliert werden. Dieses zentrale Kontrollzentrum war auch essenziell für die Etablierung eines internen Qualitätsmanagements. Die einzelnen Arbeitsschritte konnten besser nachvollzogen sowie verfolgt werden. Dadurch reduzierte sich die Fehleranfälligkeit enorm.

Sobald die Anwender mit dem neuen System vertraut waren, konnten weitere Anwendungen integriert werden. Automatische Seitengenerierung und eine Bild- und Textdatenbank sorgten dafür, dass Planung und Kreation weitaus schneller verliefen. Dadurch konnte die Produkteinführungszeit erheblich verringert werden. Die Abhängigkeit von externen Dienstleistern wurde durch ein Portal zum Datenaustausch ebenfalls reduziert, wodurch Bild- und Textmaterial auch kurzfristig verfügbar gemacht werden konnte. 

Ergebnis

  • 55% Zeitersparnis bei der Vorplanung von Kampagnen
  • Fehleranfälligkeit um 90% reduziert
  • Durch die Definition eines Austauschformats für Media-Agenturen und Produzenten besteht keine Abhängigkeit von einer einzelnen Agentur mehr: Aufträge können nun an unterschiedliche Agenturen vergeben werden
  • 15% niedrigere Kosten in der gesamten Medienproduktion

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